こんにちは、一龍(@ichiryuu)です。

世間では来年の手帳選びのシーズンとなっていますが、手帳選びのポイントとして、手帳をどう使うか?何に使うか?という点があると思います。

もしあなたが、手帳を単なるスケジュール帳としてではなく、自分の仕事の改善に役立てたいと思っているのなら、今日ご紹介する本を読んでから手帳を選んでみてはいかがでしょう。

谷口和信さんの初めての著書、『仕事が早くなる!PDCA手帳術』です。 

月80時間の残業が当たり前だった著者が、今では18時以降まで職場に残っていることはほとんどありませんというまでに仕事を効率化できたPDCA手帳術のポイントを紹介します。

 


仕事の効率が簡単に上がる「PDCA手帳術」のポイント



★手帳に書くのは予定だけではない


 スケジュール管理用の手帳に予定を書かない人はいませんが、予定しか書かないのはもったいないです。仕事を速くするためには、行動した結果も書く必要があります。予定と結果を比較して改善点を見つける必要があるからです。
 結果の書き方は、レフト型の場合は予定の下、バーチカル型の場合は右に予定と並べて書きます。このとき、予定と結果は色を変えて書くと区別しやすいです。 





★行動結果をチェックする


 予定より時間がかかった作業があったら、なぜ時間がかかったのか、最初に見積もった時間が短すぎたのか、やらなくてもいいことまでやってしまったのか、あるいは、途中で割り込み作業が入ったのか、などを検証します。
 予定よりも早く終わったタスクに関しても同様です。なぜ早く終わったのか、余裕をとりすぎたのか、作業内容を過剰に考えすぎていたのか、などを考えてみましょう。
 振り返りをしなければ改善することはできません。



★イライラしたこと・感情的になったことを振り返る


 実は、悩みや愚痴は書き出すことで客観的に見られるようになるので、それだけで消化できることも多いのです。
 しかし、それでも解決しない場合、そのきっかけとなった出来事をさらに事実と感情と考えに分けて書き出します。


 これを繰り返すと、感情的になること自体が減るので、安定した気分で過ごせる時間が増えます。
 あなたも経験があると思いますが、イライラした気分のままで仕事をするのはとても非効率です。その時間が減り冷静でいられる時間が増えますので、仕事もはかどるようになります。




★明日の課題を書く



ここでは、そこから(1日を振り返り検証したこと)さらに突っ込んで、そういう事態にならないためにはどうすればいいのかを書き出します。

(例)
・最初に見積もった時間が甘すぎたと思ったのなら
→所要時間を見積もるときには、作業内容をもう少し、よく考える

・必要な資料がなくて、捜し物をするのに時間がかかってしまったのなら
→必要な資料を準備してから作業にとりかかる


 そして、これらは頭の中で考えて終わりにするのではなく、翌日の課題として手帳に書き残しておきます。
 毎日これを繰り返すことで、昨日できなかったことが今日、今日できなかったことが明日できるようになるのです。


★今日1日に点数をつける


 振り返りの最後に、その日いちにちに5点満点で点数をつけます。まあまあ普通の日だったら3点、少しうまくいったら4点、理想通りに過ごせたら5点にします。逆に、あまりうまくいかなかったら2点、全然ダメだったら1点をつけます。


 また、点数が高かった、あるいは低かった日は、後日見返したときに、なぜその点数をつけたのかがわかるように理由も書いておくと、なおいいです。すると、点数が低い原因となった行為は自然と避けるようになり、平均点が上がるようになります。 





★毎日・毎週・毎月読み返す


 毎日の振り返りでは、できたことができなかったこと、なぜできなかったのか、どうすればできるのかなどを書き出しました。
 週の振り返りでは、もう一度、手帳やノート全体を読み返して、感情が動いたことを改めて振り返ったり、1週間分の課題と結果を読み返して来週の課題や目標を設定したり、来週を今週、来月を今月よりもよくするために使います。


振り返り
(1)今週の大きな出来事 TOP5
(2)今週学んだこと
(3)今週やったことで誇れること
(4)今週やったことで、いちばん楽しかったこと
(5)今週やったことで特筆すべきこと、未来を楽にする仕事は何か?


翌週に向けて
(6)先週からの課題
(7)増やしたいこと
(8)減らしたいこと
(9)何をするともっと楽しくなるか?
(10)どうすればそれができるか?


★振り返る項目は定期的に見直す


 振り返る内容自体も、「それが効果があるのか、ないのか」を見極めて、こうかがないと判断したらやめます。「もっといい方法があるんじゃないか、こっちのほうが効果があるんじゃないか」ということができたら、そっちの方を試してみます。そうやって振り返る内容に対してもPD CAを回すのです。








感想など




◆ここまでできたら上級者だ!


本書の著者である谷口和信さんとはもう数年来のお友達で、今回初の著書が出版されるということで僕としてもとても嬉しく思っています。
また、当ブログの読者の方は御存知の通り僕も大の手帳好き。

そういった理由からもこの本は興味深く読ませていただきました。

でね、お友達の本というのはどんな評価がされているのか気になってしまって、普段は絶対読まないことにしているアマゾンレビューを読んでみてびっくり。

この本を初心者向けと評している人が大勢いるではないですか!
ちょっと早計に過ぎるんじゃないですかね。

確かに本書の前半は、手帳の選び方や使い方といった初心者向けの内容も記載されています。
しかし、これは著者の人柄といいますか、手帳初心者にもわかりやすくという配慮でしょう。


本書のキモはあくまでも「タスク管理」「スケジュール計画」、そしてそれらを1日、1週間、1ヶ月という短い期間でPDCAを高速回転させて改善していくところにあります。

特に毎日の振り返りを改善に役立てるというサイクルを実行しているのは手帳術ベテランといえどもそうそういるものではないと思います。

僕も手帳は好きで毎日使っていますが、ここまではとてもとても使い込むことができていません。
ここまで出来たら手帳超上級者です!


ですが、では手帳初心者にはこの本のメソッドは無理なのかというと全然そんなことはないのが手帳術の面白いところなんですよね。

超初心者でも今日からすぐにできるんですよ。
再現性が恐ろしく高いのが手帳術のいいところです。

ただし、問題は継続できるかどうかという点。
とにかくこの一点につきると思うんですね。

で、まずはスケジュールを立てて、それと並行して実際のログをつける。
ここから始めてみてはいかがでしょう。
これだけでも、自分が頭の中で描いているスケジュールがいかに絵に描いた餅かということが分かって愕然とすると思いますから(笑)。



◆感情も振り返る


さて、今回本書のPDCA手帳術を読んでいて感心したのは、単にスケジュールやタスクが予定通り出来た、出来なかったでとどまっていないところでした。

感情面も書き出すことを著者はすすめていますよね。
これ、すごく大事だと思います。

僕たちは機械ではなく、感情を持った生身の人間です。

その生身の人間が集まった職場では、感情が”外圧”を受けることがしばしばありますし、そうした結果の感情の状態が仕事に大きく影響するのはみなさん経験あるでしょう。

できるだけ平穏な心の状態で仕事に取り組みたいもの。

その大きな手助けとなるのが手帳なのです。

書くことってすごくストレス発散になるんです。
僕は忙しすぎて手帳に何も書けない時も多々ありますが、そういうときって精神的にも追い詰められるし、余裕が無いから仕事もうまく行きません。

うまくいかなくてイライラしたり、腹がたったときほど手帳を使って客観的に自分と対話することで活路が見つかるもの。

ぜひ、手帳を「スケジュール計画」や「タスク管理」だけでなく、心の平穏のためのツールとしても役立てて欲しいと思います。


もっともっと仕事の効率を上げたい方に。
そして、人生をもっと充実したものにしたい方に。
初心者から上級者までおすすめの一冊。


仕事が速くなる! PDCA手帳術 (アスカビジネス)

本書は著者の谷口和信様からご恵贈いただきました。
ありがとうございました。


目次

はじめに
第1章 何のために手帳を使うのか?
第2章 手帳の基本
第3章 仕事が早くなるタスク管理術
第4章 仕事が速い人の手帳の使い方【基礎編】
第5章 仕事が速い人の計画の立て方
第6章 仕事が速い人の改善方法
おわりに





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