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「忙しい」なんて絶対言うもんか!【書評】田中和彦(著)『課長の時間術』(日本実業出版社)

 

課長の時間術

課長の時間術

  • 作者:田中 和彦
  • 出版社/メーカー: 日本実業出版社
  • 発売日: 2011/06/09
  • メディア: 単行本
 

 

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昇進したのはいいけれど、気がつけば増えたのはマネジメントの仕事と責任ばかりで、本当に重要な仕事が全然できていない。
そういう中間管理職の方、きっと多いと思います。
そんなあなたへ、課長術の大家(?)、田中和彦氏の新刊はきっと救いの神となりますよ。

 

【目次】

はじめに
第1章 つねに効率を追求する「課長」の時間術
第2章 「部下」に結果を出させる時間術
第3章 「上司」に振り回されない時間術
第4章 「会議」のムダを徹底的に省く時間術
第5章 「未来の自分」を大きく変える時間術
おわりに
付録 課長の本棚(「時間術」編)

【ポイント&レバレッジメモ】
★部下から時間を奪われる前に、「自分へのアポイント」を優先的に入れる

 「緊急度は低いが重要度は高い」仕事をするために考えた苦肉の策は、部下からスケジュールを埋められる前に、あらかじめ自分ひとりで使える時間を、「自分へのアポイント」として、優先的に適度に散りばめて入れておくことでした。<中略>
 その際の注意点は、「自分へのアポイント」ということを周囲に知らせないことです。「そこは融通がきく」と思われてしまうと、結局、スケジュールがオープンになっているの同じことになるからです。私は、「打ち合わせ」としか書かず、場所も会議室を予約したり、たまに外のカフェに行ったりしていました。

★優先順位に迷ったら、「時間軸」と「空間軸」で考える

 順位づけのわかりやすい手法に、「時間軸」と「空間軸」で検証する方法があります。
 もし、その仕事を放置した場合に、どれくらいの影響が出るのかを、「時間軸」と「空間軸」で想像するのです。
 「時間軸」は「1日放置したらどうなるか?」「3日なら」「1週間なら」というふうに、直線的に時間を延ばしてみて影響を予測します。
 「空間軸」は、影響の及ぶ範囲を「どんな人たち、何人くらいに影響が及ぶか?」と空間的な広がりでとらえて、予測をするのです。
 この2つの軸を意識して、かかってしまうコスト(ロス)や、迷惑のかかる人とその人数などを予測すると、難しい順位付けでも、比較的あっさり答えが出たりするものです。

★どんな企画書も、「45分でA4用紙1枚」にまとめる

 会議室にはパソコンがありませんから、大きなホワイトボードに書いていきます。それが頭を刺激するのか、我ながらいい案が浮かびます。書き上がった内容を複写できるタイプのホワイトボードっ立ったので、ボタンを押せば、A4のコピー用紙にボードに書いた文字がそのまま出力されます。
 その時に悟ったのは、「長時間かけても45分間でも、集中させすれば、同じくらいの質になる」ということでした。
 さらに、もう一つ学んだのは、「練り上げられた企画は、一言で語ることができなければダメ。どんな企画書でも必ず1枚の紙に全貌をまとめておくこと」でした。

★部下の「することリスト」より、「したことリスト」に着目せよ

 彼らに要望したのは、仕事が終わったら、その日1日かけて行った「したことリスト」と、明日やることの「TO DO(すること)リスト」を項目にして、私に提出することでした。<中略>
 「することリスト」と「したことリスト」を毎日書かせることで、日々の進捗状況が把握でき、部下のやるべき作業の漏れや遅れを確認することが可能になるのです。

★朝と帰りに部下の顔を見て挨拶すれば、面談の必要はなくなる

 表情は、文字通り「情報の宝庫」だということに気づいたのです。
 ちょっとした目の動きや、顔色、肌の調子など、日常的にあいさつを交わしていると、日々の変化も感じ取れるようになります。
 「部下に対する日常の情報収集」は、あらたまった面談などをしなくても、朝夕のあいさつでかなりの部分が補えると断言してもいいほどです。

★上司の先回りができれば、あなたの株は急上昇する

 「上司の先回り」には、大きく2通りの意味があると思います。
 1つは、「上司の思考を先読み」することです。おそらく上司はこういう考えや判断をするだろうということを先回りしておいて、いろいろなことを準備するのです。
 もう1つは、「上司の行動の先回り」をすること。あらかじめ上司のスケジュールを把握しておけば、急な指示や要求にも対応が可能になります。

★「定例」とつく会議こそ、存在を疑え

 「定例会議」は、「定例」という部分がクセもので、無自覚にやっていくと、それに意味があろうが無かろうが、会議をすること自体が目的化することがあるのです。
 私は、会議の見直しをすすめるときに、「まず、定例会議から疑ってかかってください」とアドバイスするようにしています。
その理由は
・全員が出席しなくてもいい内容のはずなのに、なぜか全員が出席している
・全員が出席するがゆえに、とても重要な時間帯に設定されやすい
・慣例上行われているので、会議の明確なゴールが設定されていない
・「定例」という名のもとに、あれもこれも積み込み過ぎている

【感想など】
田中和彦さんといえば、上司論といいますか、課長論といいますか中間管理職の仕事術や仕事観を書かせたらピカイチの方。
課長ではありませんが、年齢的にチームリーダー的な仕事が増えてきつつあるワタクシもすごく勉強させてもらっています。

さて、その田中氏の新刊が「課長に時間術」ということで、まずはタイトルだけを聞いて、「うまい切り口だなぁ」と感心したのですが、読んでみてやはり秀逸でしたよ。

まず第1章ですが、ここでは「課長」の時間、つまり自分自身の時間術について書かれています。
先述したようにワタクシは課長ではありませんが、今年から、とある部門の主任を任されております。

で、気がついたこと。
それは自分の時間がどんどんなくなっていくということ。

チームのメンバーからのホウレンソウ(特に相談かな)と、上司からの突然の呼び出しで、それらの対応に追われるだけで1日が終わってしまうような感覚。
極力人にふれる仕事はふっているものの、それでも自分の仕事がままならない状態が4~5月に続いておりました。

本書中で何度も書かれていますが、課長にとって一番重要な取り組むべき仕事は、「緊急度は低いが重要度は高い」仕事。
本来そちらの方にエネルギーを注ぎ込むべきなのはわかっていても、どうしたらいいのかわからない状態だったのです。

本書を読んで解決方法発見です。
なるほど、「自分へのアポイント」を優先的に確保しておけばよかったんですね。
よし、来週からは週に2,3時間は「打ち合わせ」と称して雲隠れし、じっくり考える時間を確保しよう!
もちろん、通常業務の効率化もさらに進めなくてはいけませんが。

さて、本書でもう一つすごい収穫だったのは、対「上司」の時間術
これもワタクシ困っていたんですよ。

マーフィーの法則にありそうですが、上司の決裁、ハンコが欲しい時に限って上司不在ってよくありません?
ワタクシ、個人的に上司のハンコ一個のせいで仕事がストップするのがすごい嫌い。
自分勝手なだけなんですが、なんというかリズムが狂うというか。

で、その解決方法として何をしていたかというと、新聞記者がよくやる「夜討ち朝駆け」の朝駆けの方をやってました。
7:30ぐらいに玄関で書類持って待つという(笑)。

上司にしたら朝一から職場に着いて早々書類持って待ってる部下がいるなんて、冷静に考えれば嫌だったろうなぁ。
でも部下が仕事熱心なわけだから怒るわけにもいかず・・・。

大変失礼しました。

これからは「上司のスケジュール」を確認して先回りするようにします!
というか、なんでこんな単純なことに気がつかなかったんだろう。

まぁ、ルーキー主任ということでお許しを。
この本を読んでさらに勉強させていただきます。

課長に限らず、すべての中間管理職、プレイングマネージャーへ。
きっとあなたの時間を創出する技が幾つも見つかりますよ。

 

課長の時間術

課長の時間術

  • 作者:田中 和彦
  • 出版社/メーカー: 日本実業出版社
  • 発売日: 2011/06/09
  • メディア: 単行本
 

 

本書は日本実業出版社の編集者、滝様より献本していただきました。
ありがとうございました。

【関連書籍】
★同著者の本

 

断らない人は、なぜか仕事がうまくいく

断らない人は、なぜか仕事がうまくいく

  • 作者:田中和彦
  • 出版社/メーカー: 徳間書店
  • 発売日: 2010/08/27
  • メディア: 単行本(ソフトカバー)
 

 

<参考記事> 

 

www.s-ichiryuu.com

 

 

威厳の技術 上司編 (幻冬舎新書)

威厳の技術 上司編 (幻冬舎新書)

  • 作者:田中 和彦
  • 出版社/メーカー: 幻冬舎
  • 発売日: 2009/01
  • メディア: 新書
 

 

<参考記事> 

 

www.s-ichiryuu.com

 

★本文中に登場する本

 

朝令暮改の発想―仕事の壁を突破する95の直言

朝令暮改の発想―仕事の壁を突破する95の直言

  • 作者:鈴木 敏文
  • 出版社/メーカー: 新潮社
  • 発売日: 2008/01
  • メディア: 単行本
 

 

 

私の死亡記事 (文春文庫)

私の死亡記事 (文春文庫)

  • 作者: 
  • 出版社/メーカー: 文藝春秋
  • 発売日: 2004/12/07
  • メディア: 文庫
 

 

 

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