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新社会人が知っておきたい「仕事の基本」のポイント

おはようございます、一龍です。

4月も後半に入りました。
この春新社会人となった方も、今研修真っ最中でしょうか。
新しい環境、そして職場に戸惑うことばかりだと思いますが、そんなフレッシュな皆さんにぜひ読んでもらいたい本をご紹介。

Discover21社から新しく創刊された「やるじゃん。」ブックスの第1号、『社会人1年目からの仕事の基本』です。

新社会人として、仕事をするにあたって知っておきたい「仕事の基本」をわかりやすく解説してくれています。

今回はこの中から、新社会人が知っておきたい「仕事の基本」のポイントをピックアップしてみました。

 

新社会人が知っておきたい「仕事の基本」のポイント

 

★成果の指標を覚えよう

新社会人の皆さん、学生と社会人の違いっていろいろありますが、大きく変わるもののひつとが「評価」の仕方です。

極論から言えば、「結果が全て」なのが社会人。

「だめだったけど、頑張った!」といってほめられることはもう無いです。

これからは「どんな成果を上げたか」であなたは評価されます。

そこでまず、成果を表す指標を理解しましょう。

 企業が目指す成果の指標は利益です。その利益を生み出す指標として「QCDSS」という言葉があります。
 最初の「QCD」は、Quality(品質)、Cost(コスト)、Delivery(納期)の略で、メーカーの工場などでよく使われています。<中略>
 残りの「SS」は、Sales(売上)とSafety(安全)です。

これは企業の利益を生み出すための指標ですが、

 職場の一員であるあなたも、当然、QCDSSとその結果である利益を意識して仕事をする必要があります。たとえば、QCDSSを前項のスパイラルアップの指標にするとよいでしょう。次にやるときは、より良く、より低コストで、より早く、より大きな売り上げにつながるように、より安全に行うということです。
 そして、それを数字で把握できれば、すぐれたビジネスマンの仲間入りです。

すぐれたビジネスマンは、小さな仕事でも成果指標を意識しているのです。

★上司の指示は的確に把握しよう

上司の指示を何度も聞き直すようではダメです。
メモをとって一度の指示を確実に受けるようにしなくてはいけません。
メモは必携ですよ。

そしてそのときの注意点として

 不明な点があれば、When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)、How much(いくら)を使って確認します。

なぜなら、上司のみんなが明確な指示を出せるわけではありません。
(相手がわかるように伝えるのって難しいのです)
だから、その場で確認して、できる限り指示を明確にする必要があります。

しかし、それだけでは不十分です。
上司の頭の中のイメージを我々は観ることができないからです。

 ただ、不明点を確認したとしても、完成品が上司(あるいはお客さま)のイメージに合わないということも起こります。それを防ぐのが「完成予想図」です。指示を受けたら、素早く完成予想図を作成して上司に見せるのです。<中略>
 完成予想図を上司に見せて、「この方向でまとめてくれ」と言われたら、仕事は8割終わったようなもので、完成した際に「イメージと違う」と言われる可能性は少なくなります。

「完成予想図」作成のポイントは

私事を受けてから15分以内に完成予想図をつくり、上司に確認する

ことです。

そのほうが上司自身のイメージも鮮明に残っているからです。

★話す力を高めよう

仕事は独りでするものではありません。
チームで意見交換しつつ仕事を進めたり、あるいはお客さまの要望を聞いたり説得したりと、その大部分をコミュニケーションが占めているものです。

そして、コミュニケーションのなかでも「話すこと」は非常に重要。
なぜなら

 話すことは、コミュニケーションを支える大きな要素です。話す力がアップすると、説明力、説得力もアップします。

という理由です。

著者は話す力をアップするには3つのポイントがあるといいます。

まず第一に

 最も大切なのは、相手の目を観て話すことです。
考えるときは視線を切り、話すときには合わせるようにすると良いでしょう。また、目を見て聞く習慣を身につけ、視線を合わせた状態に自分を慣れさせることも効果的です。

そして

 2つめは、はっきりと話すことです。具体的には、「I メッセージ」を使います。
 これは、自分を主語にした話し方です。特に自分の意見をいう際には、「私はこう思います」と自分を主語にして述べるようにします。

さらに

 最後の1つは、言い切ること。上司や顧客から「できるか?」と言われたら、「やります!」と言い切ることが大切です。「できるだけがんばります」というような言い方をする人は信用されません。

目を見て、私を主語にして言い切ることを意識して話す習慣を身につけましょう。

★ホウ・レン・ソウの本当の意味を知ろう

仕事ではコミュニケーションが大切ということで、新入社員の皆さんは研修などで

「ホウ・レン・ソウ」

という言葉を何度も聞かされていることでしょう。

確かに大切なことなのですが、実は上司や先輩たちもこの「ホウ・レン・ソウ」の明確な意味、具体的にどういう行動をして欲しいのかをはっきりわかっていないのです。

 ここであらためて、ホウ・レン・ソウの意味を整理すると
・「報告」仕事の発注者に対して、進度や状況、結果を伝える情報提供サービス
・「連絡」仕事を前に進めるため、関係者に対して行う情報共有活動
・「相談」問題解決のため、他者に意見や助言、判断を求める情報収集活動
となります。

これらを理解した上で、

 上司に右のホウ・レン・ソウの意味を見せて、「こういう認識でよろしいですか?私が特に意識したほうがいいのはどれでしょうか」と確認しておくと、上司との間に共通認識ができて、仕事をスムーズに進めることができます。

実際にこの確認作業をやると嫌がる上司もいると思いますが、上司というのは報告がないと「報告しろ」と言うし、報告が多すぎると「自分で考えてやれ」という結構わがまま存在なのです。

後々の面倒臭さを考えると、必ずしておきたい作業です。

★上司、先輩はこういう存在だと考えよう

新入社員のあなたにとって最も影響力がある人物は直属の上司でしょう。
そして次に一緒に仕事をする先輩だと思います。

あなたは上司や先輩にどういうスタンスで向き合っていきますか?

 私はこの上司を、「社内クライアント」と考えることをおすすめしています。
 クライアントとは「お客さま」のこと。仕事、売上げ・利益をくれる重要な存在です。<中略>
 上司も同じです。上司は仕事や役割、チャンスをくれ、あなたの評価をする重要な存在です。あなたの運命は上司しだいと言ってもいいでしょう。

嫌な上司、性格的に合わない人もいるでしょう。
しかし、上司というのはあなたに大きなチャンスを与え、評価してくれる存在なのです。
「クライアント」と考えればただ嫌な存在ということだけではないことに気がつきますよね。

そして先輩は、

 一方、先輩はあなたが超えていくべき身近なライバルです。時にはあなたを助けてくれたり、癒やしてくれる存在ですが、決して本当の兄、姉ではありません。

先輩とは円滑な関係を気づく必要がありますが、それはあくまで良い仕事をするためです。

最後にお客さまは

そしてお客さまはあなたの市場価値を証明してくれる存在です。お客様に認められれば、上司も先輩もあなたを認めてくれるでしょう。

なんといってもお客さまからの評価があなたの評価につながります。

上司、先輩、お客さまと、それぞれ適切なコミュニケーションをとるよう心がけましょう。

★要約力を高めよう

「自分で考えろ」と仕事の現場ではよく上司に言われると思います。

この「コンセプチュアルスキル」(考える力)を高める最も良い方法は、「要約」することで鍛えられます。
実は仕事の中に「要約」する場面はたくさんあります。
そこで著者が提案するのは、

 日常的な仕事を通じて要約力を上げるには、報告書に要約(サマリー)をつけるのが有効です。たとえば、報告書の冒頭に、その報告書を通じて伝えたい事を100文字程度で要約します。これは、忙しい上司やお客さまなど報告書の読み手に対するサービスに持っなって一石二鳥です。

この要約(サマリー)を書く際にコツがあります。

 要約のコツは、「結論→理由→裏づけデータ」の3点セットで書くことです。

 
また、

この順で話す方法を「三角ロジック」といいます。この三角ロジックが使えるようになると、要約力が上がるだけでなく、簡潔に話せるようになり説得力も増します。説明、報告、プレゼンテーションなどの場面でも活用できますので、ぜひ日頃から意識して使いましょう。

とにかくこの方法で話せるようになると、あなたの話がわかりやすくなるはずです。
ぜひ意識して使ってみてください。

★自分の教育担当は自分と考えよう

さて最後に、新入社員の皆さんは研修中だと思いますが、この研修が終わったらそれで終わりではありません。

 そこからは、人事の教育担当ではなく、自分自身が教育担当だと考えたほうがよいでしょう。

ビジネスパーソンとしても人間としても生涯勉強なのです。

とりあえず新入社員の研修はもうすぐ終わるでしょう。
しかしそのあとは、自分自身が教育担当となります。

 まずは、セミナーや本のなかから「やってみよう」と思えるネタを見つけましょう。そして、「仕事の場面で、この方法をこう使ってみよう」とイメージするのです。1回のセミナー、1冊の本からやることを3つ決めれば十分です。意識ができたら行動してみて、成果が感じられれば自然に習慣になっていきます。

著者は1冊の本から3つと言っていますが、一つでも十分です。
本を読んだら一つだけ実践してみる。
セミナーで教わったことを一つだけ実行してみる。

その繰り返しを何年か続けたら、あなたの実力は他者と大きな差となって現れてくるはずです。

感想というか新社会人の皆様へ

新社会人の皆さんは、まだまだ研修真っ最中でしょうか。

とにかく見るもの聞くもの全く新しい世界。
学生とはぜんぜん違う世界に戸惑っていることと思います。

また、研修だけでは実際の現場はわからないもの、不安なこともたくさんあるでしょう。

そこで、今日ご紹介した本を忙しい研修の合間に読んでみてはいかがでしょう。
きっと、実際にそれぞれの部署に配属された時に心構えができているはずです。

「本を読む余裕なんて無いよ」といういっぱいいっぱいの人もいるでしょう。
そういった方にこそ本書はうってつけ。

かなり優しく書かれた”ビジネス書”の入門編ともいえます。
これから長い社会人としての人生、まずはその基礎固めとして本書を読んでみてください。

それと同時に、忙しくても本を読む習慣もつけることができたら、あなたの社会人人生はかなり成功に近づきますよ。

老婆心ながら、一応社会人先輩の一龍からのアドバイスでした。

本書はDiscover21社様から献本していただきました。
ありがとうございました。

目次

はじめに
CHAPTER 1 一歩先を行く仕事の進め方
CHAPTER 2 ビジネスコミュニケーション力の高め方
CHAPTER 3 上司、先輩、顧客とのつき合い方 
CHAPTER 4 企画力・問題解決力の高め方
CHAPTER 5 ビジネスマナーの新基準
CHAPTER 6 スキルアップとキャリア開発

関連書籍

今日ご紹介した本は、Discover21社から新しく創刊された「やるじゃん。」ブックの1冊です。
社会人1年目の方を対象にした”社会人入門書”的なレーベル。

社会人生活をスタートするにあたって、必要な情報がわかりやすく解説されています。

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