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リストマニアになろう!ビジネスで成功するためのTo Do リスト作りのポイント

おはようございます、一龍です。

仕事の優先順位を間違えて、退社する頃になってあたふた、結局残業することになってしまった経験ありませんか?

あるという方は今日ご紹介する『リストマニアになろう! 理想の自分を手に入れる「書きだす」習慣』 がきっと参考になると思います。

リストを書き出すことは仕事にかぎらず人生の様々な場面でプラスになるという著者。

本書では様々なリストとその効能が紹介されていますが、今回はビジネスパーソンにとって一番身近で有益な To Do リストの作り方を紹介します。 

 

ビジネスで成功するためのTo Do リスト作りのポイント

 

★リストをつくる「6つのプラス面」

 

(1)不安が減って時間が増える
 やるべきことを紙に書き始めて(スマートフォンに入力し始めて)頭から追い出したとたん、不安がやわらぎ、ストレスのレベルは下がります。

(2)脳のパワーが高まる
 リストをつくるときに使う脳の一部は、ふだんは使わない部分。だから、人生をきちんと整理しながら、脳の力をアップさせて冴えた状態でいられるわけです。

(3)目的に集中できる
 リストがあれば、邪魔が入る前に自分がやっていた作業に戻るのが簡単になります。

(4)自信が高まる
 リストから項目を消していくことで、達成感が味わえます。それは自信につながり、やる気も計画性も持続できます。

(5)思考を整理する
 リストを書き、目標の達成に役立つあらゆるステップを考えると、思考を整理でき、これから待ち受けているものに立ち向かう用意ができたように感じます。

(6)心の準備ができる
 いつも手元にメモと鉛筆を置くことで心の準備ができます。

★To Do リストの作り方「5つのステップ」

 

(1)ひたすら書き出す
 目の前にないものは、たちまち忘れてしまいがち。やるべきことが思い浮かんだらすぐに書いてください。

(2)リストを整理する
 やらなければならない多くのことがわかったら、リストを整理しましょう。仕事、家庭、子ども、娯楽というように、種類別に中身を分けてください。生活の領域ひとつひとつについて専用のリストをつくりましょう。

(3)優先順位をつける
 種類別に分類したリストができたら、各項目をよく調べ、締め切りや重要度に応じた順番をつけてください。こうすれば、脇道にそれず、今すぐやるべきことだけに集中できるでしょう。

(4)リストを書きなおす
 リストを種類別に分けて、もっとも重要な事を決めたら、リストを書き直してください。
 読みやすくてきれいなリストをつくれば、いっそう目を向けたくなり、順番に項目を消していきたくなるでしょう。

(5)何度でも繰り返す
 物事をやり遂げるには、いくつでも必要なだけリストをつくってください。わたしはリストを毎日つくり、1日のいつでも、またそのリストに項目をつけ加えます。次の日は、前日に片づけられなかった項目をリストにつけ足すというように進めていくのです。

★やり遂げるための「6つの方法」 

 

(1)リストを評価する
 ●優先順位をつける
 To Do リストに取り組むとき、優先順位をつける作業は唯一の、そしてもっとも大切なことです。
 
 ●現実的になる
 To Do リストを作るときは正直で現実的になることが難しい場合もあるでしょう。どれに取り組むことが道理にかなうかを判断できる能力は貴重です。

 ●絞り込む
 適切で具体的なリストを作ると、あらゆる無駄を省くのに役立ちます。例えば、昔を整理すると書くのではなく、タスクの中の各ステップに注目しましょう。整理することの各ステップを書き出すと、やり遂げるのに役立ちます。リストの項目は具体的な作業にしてください。

(2)リストを強化する
 ●小さな勝利
 物事を小型化し、より簡単なタスクをいくつかリストに入れておくと、ぐっと気分が良くなるでしょう。その項目が素早くやり遂げられるからです。ときにはより簡単なタスクをやり遂げることで、やる気を引き出しましょう。

 ●違うリストをつくる
 取り組みたい課題ごとに違うリストを作ってください。そうすれば、うんざりしたり、いろいろなタスクを混同したりといったことがなくなります。

3)リストを他人に任せる
 ●リストの項目をアウトソーシングする
 自分でタスクを引き受けるのではなく、他人に任せられるようになると人生が変わります。

 
 ●「ノー」という     
 想像してみてください。本当はやりたくない仕事を断ったとき、どんなことができるだろうか、と。脳の一言で、あなたの人生は取り戻せるのです。
(4)締め切りを設定する
 締め切りの設定は、まだ終わっていないタスクを減らすことに役立ちます。
(5)自分へのご褒美を設定する
 To Do リストに関しては、賄賂が大いに効果的。楽しみに待ってるものを用意すれば、To Do リストから項目を消すことがさらに魅力的になります。
(6)自分に思い出させる
 やるべきことをことごとく覚えておくわけにはいきません。不可能です。だから、気を楽にしてスマートフォンのカレンダーやアプリの「マインダー」(通知機能)を使いましょう。To Do リストが目に入らず、そこに載った項目を消さないということはありがちです。でも、リマインダーをセットすれば、リストを見なければならないことを思い出すでしょう。

★「ノートに手書き」が最強

 
 リストつくりにはノートが最適です・・・大抵の場合は。罫線が引いてあり、好きなだけ書き込めるスペースがあるのも嬉しいです。
 私はデジタルでリスト作りができるツールの大ファンですが、リスト手書きする予算はあります。
仕事での毎日の頭取人は必ずノートに鉛筆書きしています。物事を覚えておくうえでは、手でものを書く方が、ただ入力する場合よりも脳の助けになります。

★仕事用リストづくり「7つのポイント」

 

(1)いちばん上に日付を書く
 後で情報を見直さなければならなくなったときに役立ちます。
(2)翌日にやるべきことをひとつ残らず詳しく書く
 毎日のようにやっている作業も含めて全部です。邪魔は必ず入るものです。だから、わかっている事でも書いておきましょう。それに、項目を消すという楽しみも増えます。
(3)締め切りによって優先順位をつける
 私は起こるはずの出来事を順番に従ってリストにするのが好きです。
(4)必要に応じてタスクを加える
 その日の仕事が終わって帰宅した後、翌日のTo Do リストに載せるべきことを思い出すこともあります。
  私はすぐにスマートフォンのカレンダーのリマインダーを設定します。こうすればメールアドレス宛に通知が送られ、翌日にそのタスクをリストに加えるということを思い出せるでしょう。
(5)リストのどこまで作業が進んだかを覚えておく 
 私はノートの左下の隅に待機中の項目として余白を取っておきます。もし、作業の途中で邪魔が入ったら、何をしているところだったかをすばやくメモします。そうすれば、また取り掛かれる時間になった時、作業していたところへ間違いなく戻れます。
(6)個人的な事柄は別の欄に書く
 ノートの真ん中には 縦に1本線が引いてあります。線の左側を仕事用のTo Do リストとして使い、右側は個人的なことを書き込むのに使っています。
(7)メモを書くスペースを残しておく
 リストを書くページの1番上の右隅を使って1日中、ちょっとしたメモを書いています。

感想など

◆リストづくりは人を自由にする

今回はビジネスシーンで役立つTo Do リストの作り方を紹介しました。

いかがだったでしょうか?

本書のサブタイトルに

理想の自分を手に入れる「書きだす」習慣
とあって、なにもTo Do リストだけでなく、生活全般いろいろな場面でリストを作ることで得られるメリットが紹介されています。

しかし、大抵の人は「リストを作るなんて面倒くさい」と思われるでしょうし、リストを作る時間がもったいないとも思うでしょう。

しかしそれは逆。

本書冒頭部分にこんな意見が登場します。

「人間は習慣を持った小さな生き物。習慣化することで、物事は自分にとっていっそう簡単になります。リスト作りを考える人には、きちょうめんなA型人間もいるでしょう。でも、わたしにとって、リストづくりは自由を与えてくれるものです」
会社運営者トレーシー・マクビン 

そうなんです、リストを作ることでかえって我々は自由を得ることができるのですよ。

実は僕は結構リストマニアです。
毎日手帳やメモ帳にTo Do リストを書き出します。

この習慣の起源は学生時代の登山なのです。
登山に行く前には、すべての装備をリストにして、床に並べてチェックします。
なぜなら装備を忘れることは登山では大げさではなく命取りになりかねないからです。
ですから、せっかく山に入っても装備の不備が見つかれば下山しなければなりません。

すごく時間とお金を浪費してしまいます。

日常生活でそこまで深刻な状況になることはないでしょうが、身近な例で言うと、たとえばうちの女帝(妻)はよく買い物から帰ってきて、「あっ、あれ買うの忘れた!」ということがよくあります。

それで、また買い物にでかけたり、御飯のメニューを変更したりします。

これすごく時間のムダなんですが、いくら僕が「買い物リストつくったら」とすすめても一向につくろうとしません。

リストを作る僅かな手間をかけるだけで、自由になる時間が増えるのにすごくもったいないですね。

◆家庭生活にもリストを!

さて、今回本書を読んでこれは導入しようと思ったのは家庭でのリストの活用方法でした。

本エントリーでは紹介しませんでしたが、本書後半では家庭生活でのリストの活用方法が紹介されています。

プライベートで、あるいは家族で共同してやらなければならないTo Doを一緒にリスト化し家族で取り組むための方法です。

仕事ではTo Do リストを作っている僕ですが、家庭では時の流れるままの生活。
週末の貴重な休日はいつも「あれやっておけばよかった」と、やらなければならないことを次週に持ち越すことがしょっちゅうです。

夫婦で週末のリスト作りの時間を共有することは、家庭生活の質の向上はもちろんですが、コミュニケーションの場にもなりますね。

早速導入してみます。
ただ、うちの女帝は買い物リストすら作ろうとしないお方。

はたしてノッてくるかな?

本書は飛鳥新社様から献本していただきました。
ありがとうございました。

目次

はじめに  リストがわたしの人生を変えた!
第1章 さあ、リストで自分の人生を取り戻そう!
第2章 リストの定番!To Do リストをつくろう
第3章 To Do リストを使ってビジネスで成功する!
第4章 夢をかなえるためのリストいろいろ
第5章 リストを使えば、家庭もうまくいく!
第6章 人づき合いもイベントもリストにお任せ!
第7章 人生をアウトソーシングしよう!
第8章 今すぐ、デジタルで行こう!
おわりに  最後のリスト
巻末付録 あなたにもきっと役立つリスト

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