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これで仕事が山積みにならない、ボール(仕事)を受けたらすぐ離す「ボール=0」思考のポイント

おはようございます、一龍(@ichiryuu)です。

だれもが仕事をスピードアップして、余った時間を人生を楽しむために使いたいと思っていますよね。
ところが現実にはどんどん仕事が回ってきて、その割には進まず、結果残業と休日出勤でなんとか補っているという状態になっている人も多いでしょう。

今日ご紹介する中村一也(著) 『7つのゼロ思考 外資系コンサルタントも知らない「異次元スピード仕事術」』 はそんな方に参考になる本。

著者は大手金融会社の超ハードな部署で、通常1週間で行う仕事を1日で終わらせなくてはならない環境でノウハウを培った方。

7つの”ゼロ思考”からなる著者の仕事術から、今回は第1のゼロ思考「ボール=0」の考え方を紹介します。

 

ボール(仕事)を受けたらすぐ離す、「ボール=0」思考のポイント

 

★ゼロ思考「ボール= 0」とは

 

「ボール」とは、「あなたに振られた仕事」です。そして、「ゼロ」は、「ゼロにする」、「極限まで少なくする」ことを意味します。したがって、「ボール= 0」は、「仕事をゼロにする」、つまり、「仕事を持たない」、「仕事を受けたらすぐ離す」という意味です。わかりやすいイメージとしては、依頼された仕事を抱えずに、次から次にどんどんさばいて相手に返していくという感覚です。 
 

★ボールを話さないと大変だ

 例えば、「これを印刷してくれ」のような一見些細な仕事であっても、後回しにせず可能な限り早く対応します。もしこの仕事の遂行を後に伸ばしてしまうと、次の2つのデメリットが生じます。

 1つ目は、その仕事をすることを常に頭の片隅に置いておかなければならない点です。もしくは、几帳面な人ならTo Doリストに記入するはずです。しかし、これすらエネルギーと時間の無駄遣いです。あなたの頭の中は、考えなければならないことで既にいっぱいのはずです。些細と思える仕事を常に頭の片隅に置くと、その分思考が乱れてしまいます。

 2つ目は、次から次に仕事が来ると、些細な仕事をほど後回しになってしまう点です。後回しにするうちに印刷を頼んだ人から催促が来ることになります。挙句、「こんな簡単なこともできないのか」と思われかねません。さらに、「遅くなり申し訳ございません」と謝りながら印刷物を渡す羽目になります。私も新人の頃、些細な仕事を後回しにしてこのようなことになってしまった経験が何度もありました。

★作業が終わるまで、その場で待たせる

 
 仕事を誰かに頼むときは、多くの人が「悪いけど、この仕事やってもらっていい?」のように少しだけトーンダウンします。私の周囲にいるどんなに意地の悪い人(失礼)でも、仕事を頼みに来るときだけは、「中村さん、ちょっとこの仕事頼んでいいかな?」と、少し申し訳なさそうな態度を見せます。

 誰かに仕事を依頼されたときには、このことを逆手にとります。

 まず、もし作業が5分ほどで終わり、依頼主が自分と同等以下の役職の場合、次の手が使えます。一見するとメリットがわからないと思いますが、実は強力な手法です。

 それは、「作業が終わるまで、その場で待たせる」です。

 例えば、電話で仕事を受けたとします。「〇〇のデータを出してほしい」という依頼です。その作業は目の前にあるパソコンを使って約5分で終わるものでした。この場合、次のように言います。

「今、仕事が立て込んでいて、電話を切ってしまうと誰かに他の仕事を頼まれそうなんです。申し訳ないのですが、データを出すまでこのまま待ってもらえますか?」

 すると多くの人は「わかった」と言ってくれるはずです。そして少し雑談をしつつ、作業を進めます。作業が完了すれば、データを伝えて終了です。当然ですが、この間約5分です。
 

★仕事を受けたらその場で質問!

 仕事を依頼された時に、その仕事の終わりまでをイメージし、起こりうる障害を想定する必要があります。例えば締め切りに間に合わないことが予期できるなら、締め切り日時の交渉しなければなりません。
 仕事を受けた段階でこれら(自分では判断できないこと)の確認をしなかったことをすると、再度依頼主を捕まえなければなりません。依頼主が多忙な方でしたら、何度も連絡を取ろうと試みる羽目になりますので時間のロスが大きくなります。依頼主が役職の高い方なら、何度も質問することは望ましくありません。何度も質問すると、「さっき確認しろよ!」と言われてしまうこともあるでしょう。

 仕事を受ける段階が、依頼主が最も話を聞いてくれるタイミングです。これを利用して再度質問することがないよう確認できる事は確認しておいた方が安全です。

★仮説のある質問で仕事が激減する

 実は、質問をする瞬間が、仕事量を極めて大きく変化させてしまう瞬間なのです。質問をする際に次のテクニックを使えば、仕事の量的間させることができます。

 大事な事は、「仮説(答え)を持って質問する」ことです。つまり、オープンな質問(イエスかノーで答えられない質問)をせず、クローズドな質問(イエス/ノーで答えられる質問)をするということです。

 例えば、「〇〇はどうしましょうか?」や「いつにしましょうか?」、「どこでやりましょうか?」などの質問ではなく、「〇〇の件ですが、私は××でいこうと思っています。それでよろしいでしょうか?」のように、「イエス/ノー」で答えられる質問をします。

 仮説を持って質問をする理由は、仕事の方向性をコントロールするためです。「〇〇はどうしましょうか?」というオープンな質問をしてしまうと、準備にとてつもなく時間がかかる選択肢を提示される可能性があります。
 
 

★悪い情報は仮説を持って「すぐ」伝える

 
 悪い情報はできるだけ早く気づき、周囲に伝えるのがベストです。だからこそ、仕事を受けた瞬間に取り組むことがなおさら重要になってきます。
 ただ、人によっては悪い情報を望まない人もいます。私の周囲にも、悪い情報を嫌う人がいました。「お前は俺に責任を押し付けるのか」と言われたことさえあります。
 そんなとき、やはり必要なのが、「仮説を持って質問をする」と同様、「仮説を持って悪い情報伝える」ことです。

(例えば1週間後の顧客向けセミナーの記念品として物品を500円で100個購入する予定だったとします)「500円だと思っていた物品が、実は1,000円に値上がりしていて、予算オーバーの状態です。少し形は違いますが、〇〇社さんから同様の商品が500円で販売されています。そちらに変更してもよろしいでしょうか?納期も問題ありません」のように仮説を持って悪い情報を伝えれば、悪い情報嫌う人でも安心して聞いてくれるはずです。
 
 

★「あの仕事どうなった?」と言われたら負け

 私には自分の仕事を進めていく上で、悪い兆候に気づく大きなバロメーターになっている言葉があります。それは、「あの仕事どうなった?」という言葉です。この言葉を言われたら「負け」という危機意識を持って仕事に取り組んでいます。その理由は3点あります。

1点目は、この言葉を言われた段階で依頼主の想定より仕事のスピードが遅いからです。

2点目は、追加で作業を増やされる可能性が高いからです。

3点目は自分のタイミングではなく、中途半端な完成度とタイミングで進捗の報告をしなければならない点です。すると、「まだこれだけしか進んでないのか」と不安になって何度も進捗の確認をされる場合があります。

★「もう終わったの?」と言わせたら勝ち

 
 仕事の悪い兆候を計るバロメーターは「あの仕事どうなった?」でした。一方、仕事を進めていく上で良い兆候を示すバロメーターがあります。それは、「もう終わったの?」という言葉です。この言葉は、仕事をため込まずにさばけている証拠になります。この言葉をもらうためには、これまで述べてきた通り、仕事を受けてすぐの初動が重要です。

 また、「もう終わったの?」ほどではないですが、良い兆候を示すバロメーターとして、「確認しておく」という言葉もあります。「どこが良い兆候なんだ」と思われる人もいるでしょう。しかし、この言葉が発せられた段階で、いったんあなたからボールが離れて身軽になることができます。さらに、相手が忙しくてなかなか確認する時間が取れなかったとすると、「もうこれでいいや」とオーケーをもらえる確率も高まります。

感想

本書の7つのゼロ思考から最初のゼロ思考、「ボール=0」を紹介しました。

なぜ今回この最初のゼロ思考を紹介したかというと、本書ではこの後6つのゼロ思考が紹介されているわけですが、そのすべてのベースにして、仕事に対する一番基本となるスタンスがこの「ボール=0」だと思うから。

そしてなにより、この考え方を実行することで僕自身が仕事を早く楽にこなすことができるようになったという経験からでした。

僕がこの方法を美崎栄一郎さんから教えてもらったのですが、美崎さんは

「パスを貰ったら長くボールを持たずにできるだけ早く誰かにパスを出す」
という表現をしていました。

バスケットやサッカーで、ドリブルを続けて相手をどんどん抜いていく選手ってかっこよく見えますが、これはよほど実力が抜きん出ている人だからできることなんですよね。
そしてスポーツと仕事の決定的な違いは、仕事はボールが1個ではないということ。

複数のボールを一度に抱えてドリブルしながら相手を抜いていくなんてまず不可能です。

そこで速いボール回し、受けたボールはできるだけ早くパスを出すして手放すという考えが重要になってきます。

ところでここで一つ疑問点がある方もいるでしょう。

それはタスク管理の本を読んでいると必ず出てくる「重要度」「緊急度」の2軸のマトリックスを使う優先順位の付け方。

コレに関して著者はこんなふうに本書で触れています

「優先順位をつけて仕事に取り組みなさい」という言葉をよく聞きます。そして、その優先順位の付け方として「重要度と緊急度の2軸で優先順位を考える」というアイディアが有名です。つまり、重要度と緊急度の高い仕事から先に処理していくという発想です。
 私は新人の頃、この重要度と緊急度の2軸を用いたグラフを使って仕事を進めようとしました。仕事やるべき順番がシンプルに決まるので効果的な方法だと感じたからです。
 しかし、この方法は私にはうまくいきませんでした。なぜなら、次々に「緊急度と重要度の高い仕事が入ってきた」からです。いったんやるべき仕事の順番を決めても、「〇〇部長から緊急の依頼が入った」のようなイレギュラーの仕事が入り続け、計画は一瞬にして崩壊していきました。

僕もまったく同じ経験があります。
確かにこの方法は有効なのですが、それは突発で仕事が入らない業種や役職の人にとってという条件がつきます。

僕のようなぺいぺいには、上司や同僚からどんどん仕事が回ってきて、この方法自体がパンクしてしまうのです。

あまり時間のかからない仕事はすぐに終わらせる。
時間のかかる案件なら引き受ける時に質問で、できるだけ早く終えることができるよう自分のコントロールしやすい方向に持っていってしまう。

そして常に手持ちのボールの数をゼロに近づける。

これを心がけるだけでも繁忙感は変化してくると思います。
是非試してみてください。

本書はオトバンク様より献本していただきました。
ありがとうございました。

目次

はじめに 1週間分の仕事を1日で終わらせる思考術
第1のゼロ思考 「ボール=0」〈ボール(仕事)を受けたらすぐ離す〉
第2のゼロ思考 「期待値=0」〈アウトプットの質への期待を低く抑える〉
第3のゼロ思考 「デスク=0」〈デスクを空にする〉
第4のゼロ思考 「オリジナル=0」〈ゼロベースから始めない〉
第5のゼロ思考 「作業=0」〈他人に作業を任せる〉
第6のゼロ思考 「モレ=0」〈全体を把握し、漏れをなくす〉
第7のゼロ思考 「モノマネ=0」〈「新しさ」で高いアウトプットを生み出す〉

関連書籍

中村一也氏の既刊本紹介。

おっと、これは僕にはどストライクな英語学習本ではないですか。
早速ポチり。

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