まいぷら

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メールの処理時間が劇的に短縮できる10のルール




おはようございます、一龍(@ichiryuu)です。

今日ご紹介するのは 泉一人さんの『自分とチームの生産性を最大化する 最新「仕組み」仕事術』 。

生産性をアップするための数々の「仕組み」を紹介している本書ですが、もうメソッドが多すぎてどれを紹介していいやら。

そこで今回は絞りに絞って本書で紹介されている数多くのメソッドの中から、

メール処理を素早くこなす10のルール

を紹介したいと思います。
 


メール処理を素早くこなす10のルール


著者は本書で「メール処理を素早くこなす10のルール」を紹介しています。
10のルールの項目は以下のとおり。


(1)「ショートカットキー」を登録する
(2)1回しか読まない
(3)即答できるものはその場で行う
(4)返信時の判断に5秒以上かけない
(5)20行に収める
(6)返信するときは、件名を絶対に変えない
(7)CC扱いなら、基本的に読まれない
(8)一目でわかる件名をつける
(9)複数の受信トレイを使い分ける
(10)音声入力を使う

本エントリーではこの10のルールの中から幾つかピックアップしてみます。


★「ショートカットキー」を登録する


 私は普段Gmailを使うとき、左手の4本指だけを使ったオリジナルのショートカットのみで操作しています(Gmailでは、「次のメールに進む」や「スターをつける」といったよく使う動作のショートカットを登録できます)。
 トラックパッドやマウスを使ってカーソルを動かしてクリックする手間が必要なくなるので、断然、作業効率が上がります。




★1回しか読まない


 私は、受信したメールは基本的に1回した読まないとルールを決めています。
 メールを読んだタイミングですぐに返信することが基本ですし、思い出すために何度もメールを読むのは、とても無駄な時間だからです。
 そうした無駄を防ぐには、メールを開いたら必ず何かしらのアクションをすることです。

 一度で返信できないと判断したメールには、私はメーラーの機能としてついている「スター」をつけています。

 私の中では、「黄色いスター」が付いたメールはTO DOリストと同列の扱いにしているので、(「返信をする」、もしくは「そのメールに書かれているタスクをこなす」というTO DO)、黄色いスターで受信トレイをフィルタリングするだけで、残っているタスクが一目瞭然になるのです。


★即答できるものはその場で行う

メールを1回しか読まないようにする最も確実な方法は、即答できるメールはその場でしてしまうことです。

「内容確認しました。OKです」
「社内で検討しますので、明日までお時間ください」
 このような、よく使う文言はどんどん辞書登録していき、数回キーボードを押すだけで返信できるようにしておくことです。


★返信時の判断に5秒以上かけない


 メールを読むこと以上に個人差が大きく出るのが、返信メールの内容を考える時間です。〜中略〜
 ほとんどのメールは「その瞬間に判断できる内容」だと思います。
 そんなときの私なりのルールは、「判断に5秒以上使わない」ことです(「5秒以内に書く」という意味ではありません)。
 もし仮に5秒以内に決断できないことであれば、「検討させていただきますので、◯日お時間をください」と即座に返信しておいて、あとでじっくり腰を据えて判断するようにしています(そしてそのメールは、「黄色いスター」をつけてTO DO化します)。


★20行に収める


「お世話になっています」「お疲れ様です」「よろしくお願いします」といった常套句もできるだけ省いています。
 基本的に、本題のみを書くようにしています。
 それが一番速いうえに、確実にメッセージが伝わるからです。

 メッセージをシンプルにして伝えるほうが、相手のメールを読む時間をも最小限にするので、相手にも親切だという考え方です。

 何を持って「シンプルで短いメール」なのかというと、私は20行を目安としています。もし20行を超えそうなら、区切りをつける、添付資料にまとめるなどの工夫をします。


★返信するときは、件名を絶対に変えない


 私は、同じ案件であればすべて「全員に返信」で返信し、件名をいっさい変えないというルールを徹底しています。
 Gmailをはじめとする多くのメーラーでは、件名が同じであれば、同じ件名の下に過去のやり取りがぶら下がる「スレッド構造」になっています。この構造だと、案件がたくさん動いているとき、過去の経緯を忘れたとしても、すぐに過去の流れを確認することができるので、思い出すまでの時間が減るのです。


★一目でわかる件名をつける


社内メールの件名は「ラベル」「日付」「内容(趣旨)」の3つで構成することにしています。

(例)【提案】170301来月の◯◯イベントの新たな集客企画の提案と決定

1.ラベル


それが提案メールであることを端的に示すラベルとして、【提案】という文字を必ず件名に入れます。
ここで使われている括弧のことを「墨付き括弧」といいます。フォントで強弱がつけられない件名欄では目立つので、ラベルにはこれを使います。

ラベル付けを社内ルールとして取り決めておくと、提案メールを見たい場合はメーラーで「Subject:【提案】」で検索するだけで、すべての提案書を表示できるので非常に便利です。
ちなみにラベルは【提案】以外に、【議題】【レポート】などがあるそうです。


2.日付


 次の6桁の数字は「提案日」です。「YYMMDD」で最初に提案する日を記入します。
 限られたスペースに6文字分も使うのには理由があります。それは、提案書を検索したときに提案日と内容(趣旨)が頭の中でリンクするので、思い出すまでの時間が減るからです。


3.内容

 最後が内容(趣旨)です。こちらは、「内容とゴールの両方が、件名を見ただけでわかるようにする」という基準で書くようにしています。
 この内容がシンプルにまとまっていれば、本文で説明するための文量も減り、かつ読む人も何をすればよいかがすぐ理解できるためです。






感想


◆生産性を上げるしか生き残る道はない


今回メール術を紹介したのは、僕自身が仕事上でメール処理にあたふたしているから。
もともとメール処理があまり必要なかった仕事だったのですが、春から大量のメールをさばく必要のある仕事を任され、非常に困っていたのです。

ちょうどそんなタイムリーさも手伝って、今回は本書で紹介されいる数々の「仕組み」化するメソッドの中からメールに関することのみを紹介してみました。

ショートカットキーの設定や、返信のマイルール、そしてタイトルの付け方など、とにかくメール処理に関わる時間短縮のための方法がとてもためになりました。



さて、本書の前作は2008年に出版されたこちらの本。


10年近く経って登場した本作は、前作と違ってよりネットやPCを使った「仕組み」に特化している印象です。
まぁそれは当然でしょう。

この10年でネット環境は劇的に変わったし、様々なサービスが新しく登場していますから。
本書では特にGoogleのサービスを利用したものが多くの紙面を占めています。

このエントリーでは純粋にメールの処理だけを紹介しましたが、例えばGmailにしても、著者は議事録を共有するためのツールとして使ったり、プロジェクトの進捗をチームで共有するツールとして使っています。

また、同じくGoogleのサービスでGoogleドキュメントの「共同編集機能」を使った会議は驚きです。

案出し作業だけでも8割り程度の時間がカットでき、効率が5倍となる

というのですから、これは是非本書で直接確認してほしいです。


ところで、本書を読んで感じたとこをもう一つ。

これから先、労働者人口が減るわけで、僕らはこれまで以上に効率化して仕事量をこなしていく必要があります。

そのためにも本書で紹介されているようなメソッドをどんどん導入していく必要があるのは明らか。

ただ、そのメソッドを導入するための基礎となる部分は、デバイスやネットサービスをより効率よく使えるリテラシーではないかと思います。

うちの職場にもまだPCから逃げている人がいますが、この先その”逃げ”が命取りとなることは間違いないでしょう。

そして、これは年配の方に限ったことではなく、タブレットから先端デバイスに入った若者層もこれに当てはまるかもしれません。

「PCとかキーボードとか苦手なんですよね〜」なんて言っている君、危ないかもよ。





本書はDiscover21社様からご恵贈いただきました。
ありがとうございました。


目次


序章 なぜ仕事に「仕組み」が必要なのか?
第1章 時間をつくるための「仕組み」
第2章 ミスをなくすための「仕組み」
第3章 人に仕事をまかせるための「仕組み」
第4章 最小の労力で最大の成果を出すための「仕組み」
第5章 成長し続けるための「仕組み」






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