新社会人もベテランも知っておきたい情報収集術のポイント

おはようございます、一龍です。

よく報告書や企画書、プレゼンなどで情報収集することってありますよね。
今日ご紹介するのはそんな時に役立つ本。

『社会人1年目からの「これ調べといて」に困らない情報収集術』から情報収集術の基本的な部分をピックアップしてみました。

この「やるじゃん。」ブックスシリーズは新社会人を対象にした本で、本エントリーも新社会人に向けて各スタイルをとっていますが、内容がしっかりしているのでベテランの方にもおすすめの内容となっています。

新社会人もベテランも知っておきたい情報収集術のポイント

★情報収集は上司へのヒアリングから！

社会人になると、上司が「◯◯について調査して報告せよ」と要求してきます。

こういったとき、著者は上司から繰り返し聞かされたのが次の項目だったそうです。

いつまでにつくればいいのか
資料の目的は明確になっているか
対象者は上司だけか、あるいは、さらに上の役員などもみるものか
報告手段は何を求めているか
できれば、どういう結論を導きたいのか
上司はどれくらいくわしいのか

このなかで特に

「できればどういう結論を導きたいのか」

が要となります。

　これは誤解してほしくないのですが、上司の意図にあわせて事実をねじまげるのではありません。データや情報は歪曲しないものの、はじめの仮説として上司の意見を尊重しておくのです。
　そしてとおくと、上司の仮説と異なる結論であっても、上司の仮説をていねいに修正する資料となります。

　重要なのは、

仕事の発注者＝お客さまである上司の真意を聞き出したあとに、あらかじめ満足条件を確認しておくこと

なのです。

★資料は「会社の役に立つもの」でなくてはならない

学生時代のレポートはネットからのコピペでもOKだったかもしれません。
しかし、ネットの情報は信頼性に欠けます。

書籍や雑誌、テレビの信用度はネットよりは高いですが、それらを切り貼りしただけでは

　かりに事実の羅列であっても、「羅列」である以上は、あなたでなくても、機械でできる仕事です。
　情報調査とは、調べる行為と同時に、考えることであり、さらには仮説を検証し続ける行為でもある

と知っておいてください。

仕事で求められるレポートが大学のそれと違うのは、あなたがつくる資料が会社という組織の意思決定にかかわるものであるということです。

ということは、

　会社が特をするのか、効率化するのか、コスト削減できるのか、売上が伸びるのか、社員の職場環境が改善するのかといった「実利」を追求しなければなりません。

会社の側からすれば、社員を使ってコストを費やして、会社の役に立つことを狙っているわけですから、ただの事実の羅列にならないよう、資料をつくる前には、次のことを意識して情報収集にあたりましょう。

ネットだけのつぎはぎ資料になっていないか
そのほか、情報源として信頼のおけないソースに拠っていないか
書籍、雑誌、テレビといった情報の単なるまとめになっていないか
あまりに原則論の、誰でもわかっている情報ばかりになっていないか

大事なのは、その情報から新たな発見を導くことです。

★資料作成は５W２H

情報収集開始時に、資料作成の前提条件を５W２Hにしたがって整理しておくことをおすすめします。

（１）Why : 資料の存在目的
（２）What : 調べる対象
（３）When : これは、上司からヒアリングで聞いた締め切りの意味
（４）Who : これは、２つの意味で整理が必要
　　・その資料を評価する人が誰なのか
　　・公的なところに出るのかどうか
（５）Where : 資料の対象範囲
（６）How much : 文字どおり資料作成にかけられるコスト
（７）How : パワーポイント、ワード、エクセルなどの資料報告手段

★ストーリーチャートは逆算しよう

資料作りで欠かせないのがストーリーチャートです。
ストーリーチャートとは、最終的にできあがる資料はどんなストーリーで、かつどのような構成になっているかを説明したものですが、一般的には

「さまざまな情報を集めて、そして、それをグラフ等にまとめる。そして、うんうんとうなりながら、そこから言えることを考えて結論を導く」

これが順番としては正解でしょう。
しかし著者は

結論を予想してストーリーチャートや資料を作成する

ことを推奨しており、

この邪道を、かっこよく言えば「仮説」

と言っています。

　すなわち、「この結論を導くためには、その直前で何を言えばよいのか、そこではどんなデータがあればよいのか、そしてそれはどんなグラフで指し示すべきか、そのデータはどこから導くべきか」と、自分の考えるように、いわば、データの「いいとこ取り」をするわけです。

しかしこれは、結論ありきの資料作成方法ではありません。

　なぜなら、結論から逆算し、データを「いいとこ取り」して資料作成しようとしても、そのような適切なデータを集められない場合は、その仮説自体が間違っていると初期段階で気づくからです。

そして、それによって、

仮説構築から検証までのスピードが格段に上がる

そうです。

★「QC７つ道具」を使って資料をレベルアップ

資料を作成する場合、図がなく、文字のみの資料よりも資料の意図にあったグラフなどを使って作成したいものです。

著者は以下のツールを使うことをすすめています。

　QCとはQuality Control 、つまり「品質の管理」のことです。そして、QCを改善するツールとして、「QC７つ道具」というものがあります。

（１）グラフ・管理図
（２）パレート図
（３）特性要因図
（４）チェックシート
（５）ヒストグラム
（６）散布図
（７）層別

この７つですが、必要に応じてQC７つ道具を使い分けましょう。

１．資料のテーマを正当化したいとき　→　パレート図
　その問題が、どれくらい発生しているかを表示します。

２．現状を把握する　→　グラフ・管理図
　問題が現状に与えている影響です。

３．目標を設定する　→　グラフ・管理図
　問題発生を現状の１００分の１にするなど。

４．問題と原因の究明　→　特性要因図
　問題がどのようなメカニズムや原因で生じているかを明らかにします。

５．問題発生時の特性の究明　→　グラフ、管理図、チェックシート、ヒストグラム、散布図、層別
　問題は、どのようなときに多く発生しているかを究明します。

★インターネットで的確な会社情報を手に入れる

特定の会社について調べる場合、その会社のホームページ、公式サイトを見ることは不可欠ですが、それだけでは不足です。

会社について調べるケースでは

会社の事業と特徴（商品の特徴や歴史なども含む）
会社の業績（売上高、利益、年度推移などを含む）

この２つが考えられますが、ホームページには良いことしか書かれていないものです。

そこで他の情報源から情報を得なければならないわけですが、インターネットで調べる際に次の指針は守りましょう。

ウィキペディアは引用しない
個人ブログは引用しない
新聞社やビジネス系週刊誌のサイトにある情報は条件付きで信じる

ではどこに情報を求めるのか。
著者は次のサイトをおすすめしています。

　とくに参考になるのは、ビジネス週刊誌系のニュースサイトです。

　ここではあえて、「日経ビジネスオンライン」「東洋経済オンライン」「ダイヤモンドオンライン」の３つをとくに推薦しておきます。

　なぜかというと、執筆者が各分野の専門家だったり週刊誌の記者だったりするからです。もし専門家の文章について疑義があった場合、自社の記者に確認できます。

また、

　これ以外では、Yahoo!とGoogleのニュース検索を活用します。Yahoo!なら、「ニュース」を押せば、その企業に関連するニュースが出てきます。

　真意の確認のコツは、２つ以上のニュースメディアが同じことを述べているかをチェックすることです。

さらには各種条件検索を駆使して効率的に調べてみてください。
（詳しい方法は本書にて）

★ネットだけでなく、書籍にもあたってみる

ネット以外では書籍から情報を集める方法があります。
このとき、調べたい会社の関連書籍を一網打尽にピックアップできるのはネット書店の検索システムを使う方法です。

なかでも

　なんといっても一番使えるのはアマゾンです。
　そのアマゾンに企業名を入力して検索してみてください。
　その会社にまつわること、そしてその会社のひとが書いた本が出てきます。
　調べる用途によるものの、もし社史を調べる必要があるとすれば、ホームページから社名の変更がなかったかも調べておきましょう。
　社名が変更していれば、前社名で検索してもさまざまな情報が出てきます。

そして、基本的には関連書籍を全部購入して資料として使うのですが、そのあたりは予算との兼ね合いもあるでしょうし、締め切りまでの時間も気になるところです。

ですが、基本的にすべての情報に目を通すというスタイルで望むことをおすすめします。